¿Qué es un Poder Notariado?
Un Poder Notariado es un documento legal que delega la autoridad de una persona a otra. En el documento, quien hace el Poder Notariado (el “principal”) concede el derecho a actuar en su nombre a un agente. La autoridad que se otorga dependerá del lenguaje específico del Poder Notariado. La persona que realiza el Poder Notariado debe hacerlo muy amplio o limitarlo a ciertos actos específicos.
¿Cuáles son algunos de los usos de un poder notariado?
Un Poder Notariado puede ser utilizado para dar a otro el derecho de vender un auto, casa u otra propiedad. Un Poder Notariado puede ser utilizado para permitir que otro acceda a cuentas bancarias, firmar un contrato, tomar decisiones de atención de salud, manejar las transacciones financieras o firmar documentos legales por el principal. Un Poder Notariado puede dar a otros el derecho de hacer casi cualquier acto jurídico que podría hacer el principal, incluyendo la capacidad de crear fideicomisos y hacer regalos.
¿Dónde se puede obtener un Poder Notariado?
Un poder notarial es un documento legal importante y de gran alcance, debido a que es la autoridad para que alguien actúe en capacidad legal de otra persona. Debe ser redactado por un abogado para cumplir las circunstancias específicas de la persona. Los formularios pre-impresos pueden no proporcionar la protección deseada.
¿El Poder Notariado necesita la presencia de un testigo o un notario?
Un Poder Notariado debe estar firmado por el principal y por dos testigos de la firma del principal, y un notario debe reconocer la firma del principal para que el Poder Notariado se ejecute correctamente y y sea válido bajo la ley de Florida. Hay excepciones para Poderes Notariados militares y Poderes Notariados creados bajo las leyes de otros estados.
¿Qué es un “principal”?
El “principal” es quien crea el Poder Notariado – la persona que delega su autoridad a otra. Esta es la persona que permitirá que alguien actúe en su nombre.
¿Qué es un “agente”?
El “agente” es quien recibe el Poder Notariado – a quien se le da el poder de actuar en nombre del principal. A veces, al agente se le conoce como un “abogado-de-hecho”. El término “abogado-de-hecho” no significa que la persona es abogado.
¿Qué es un “tercero”?
Tal y como se utiliza en esta página, un “tercero” es una persona o institución con quien el agente tiene tratos en nombre del principal. Los ejemplos incluyen un banco, un médico, el comprador de la propiedad que el agente esté vendiendo por el principal, un corredor, o cualquier otra persona con quien el agente debe negociar por cuenta del principal.
¿Qué es un “Poder Notariado Limitado”?
Un “Poder Notariado Limitado” da la autoridad a un agente para llevar a cabo un acto específico. Por ejemplo, una persona puede utilizar un Poder Limitado para vender una casa en otro estado delegando autoridad a otra persona para manejar la transacción a nivel local a través de un “poder notariado limitado”.
Un poder de este tipo podría estar “limitado” a la venta de la casa o a otros actos especificados.
¿Qué es un “Poder Notariado General”?
Normalmente, un “Poder Notariado General” le da al agente poderes muy amplios para realizar cualquier actividad legal en nombre del principal. Una lista detallada de los tipos de actividades que el agente está autorizado a realizar debe estar incluida en el documento.
¿Qué es un “Poder Notariado Duradero?”
Un Poder Notariado termina si el principal queda incapacitado, a menos que sea un Poder Notariado especial conocido como “Poder Notariado Duradero.”
Un Poder Notariado Duradero se mantiene vigente incluso si el principal está incapacitado. Sin embargo, existen ciertas excepciones en las leyes de Florida cuando un Poder Notariado Duradero no pueda ser usado cuando el principal esté incapacitado. Un Poder Notariado Duradero debe contener una redacción especial que proporcione que el poder sobreviva a la incapacidad del principal. La mayoría de los Poderes Notariados otorgados hoy en día son duraderos.
¿Una persona debe ser competente para firmar un Poder Notariado?
Sí. El principal debe entender lo que él o ella está firmando en el momento en que firme el documento. El principal debe entender el efecto de un Poder Notariado, a la que él o ella está dando el Poder Notariado y que propiedades pueden verse afectadas por dicho Poder.
¿Quién puede servir como agente?
Cualquier persona competente de 18 años de edad o más, puede servir como un agente. Los agentes deben ser elegidos por su fiabilidad y confiabilidad.
Ciertas instituciones financieras con poderes de fideicomiso también pueden servir como agentes.
¿Qué sucede si el Poder Notariado fue creado bajo las leyes de otro estado?
Si el Poder Notariado fue correctamente ejecutado bajo las leyes del otro estado, entonces puede ser utilizado en la Florida, pero su uso estará sujeto a las leyes fiscales de la Florida y otras leyes fiscales.
El agente solo podrá actuar como lo autoriza la ley de Florida y los términos del Poder Notariado. Existen requisitos adicionales para transacciones de bienes raíces en Florida y si el Poder Notariado no cumple con los requisitos de su uso, puede estar limitado a operaciones bancarias y a otras transacciones no inmobiliarias.
La tercera persona también puede solicitar una opinión del abogado sobre si el Poder se ejecutó correctamente de acuerdo con las leyes del otro estado.
ATRIBUCIONES Y DEBERES DEL AGENTE
¿Qué actividades están permitidas por un agente?
Un agente puede realizar solo aquellos actos previstos en el Poder Notariado y los actos razonablemente necesarios para dar cumplimiento a los actos previstos. Si un agente no está seguro si él o ella está autorizado para hacer un acto en particular, el agente debe consultar al abogado que preparó el documento u otro asesor jurídico.
Hay dos tipos de actos que se pueden incorporar mediante una simple referencia a los estatutos en el Poder Notariado – la “autoridad para llevar a cabo transacciones bancarias según lo dispuesto en la sección 709.2208 (1), de los Estatutos de la Florida” y la “autoridad para llevar a cabo operaciones de inversión conforme a lo dispuesto en la sección 709.08 (2), de los Estatutos de la Florida”.
Cuando cualquiera de estas frases esté incluida en el Poder Notariado, todos los actos autorizados a los que hacen referencia pueden ser realizados por el agente a pesar de que los actos específicos no se enumeren en el Poder Notariado en sí.
¿Puede un agente de vender la casa del principal?
Sí. Si el Poder Notariado se ha ejecutado con las formalidades de una escritura y autoriza la venta de la propiedad del principal, el agente puede vender. Sin embargo, si el principal está casado, el agente debe obtener la autorización del cónyuge.
¿Qué no puede hacer un agente en nombre de un principal?
Hay algunas acciones que un agente tiene prohibido hacer, incluso si el Poder Notariado establece que la acción está autorizada. Un agente, a menos que también sea miembro con licencia del Colegio de Abogados de la Florida, no puede ejercer la abogacía en Florida.
Un agente no puede firmar un documento que acredite que el principal tiene conocimiento de ciertos hechos. Por ejemplo, si el principal fue testigo de un accidente automovilístico, el agente no puede firmar una declaración jurada indicando lo que el principal vio u oyó.
Un agente no puede votar en una elección pública en nombre del principal. Un agente no puede crear o revocar un testamento o codicilo por el principal. Si el principal estaba bajo contrato para llevar a cabo un servicio personal (ejemplo, pintar un retrato o prestar servicios de atención), el agente no está autorizado a hacer estas cosas en el lugar del principal.
Del mismo modo, si alguien había nombrado al principal para ser fiduciario de un fideicomiso o si el tribunal ha nombrado al principal para ser un tutor o curador, el agente no puede hacerse cargo de estas responsabilidades basados únicamente en la autoridad de un Poder Notariado.
¿Cuáles son las responsabilidades de un agente?
Si bien el Poder Notariado da la autoridad a un agente a actuar en nombre del principal, un agente no está obligado a servir. Un agente puede tener una obligación moral o de otro tipo para asumir las responsabilidades asociadas con el Poder Notariado, pero el Poder Notariado no crea la obligación de asumir los deberes. Sin embargo, una vez que un agente asume una responsabilidad, él o ella tiene el deber de actuar con prudencia. (Véase Gestión Financiera y la Responsabilidad de un Agente).
¿Hay un cierto código de conducta para los agentes?
Sí. Los agentes deben cumplir con ciertos estándares de cuidado al realizar sus funciones. Un agente es visto como un “fiduciario” bajo la ley. Una relación fiduciaria es de confianza. Si el agente viola esta confianza, la ley puede castigar al agente tanto civilmente (ordenando el pago de la restitución y dinero como castigo) y penalmente (libertad condicional o la cárcel). Los estándares de cuidado que se aplican a los agentes se discuten bajo la Administración Financiera y la Responsabilidad de un Agente.
UTILIZANDO EL PODER NOTARIADO
¿Cuándo es efectivo un Poder Notariado?
El Poder Notariado es eficaz tan pronto como el principal firme. Sin embargo, un Poder Notariado Duradero ejecutado antes del 01 de octubre de 2011 que está supeditada a la incapacidad del principal (a veces llamado un poder “salte”), sigue siendo válida, pero no es efectiva hasta que la incapacidad del principal haya sido certificada por un médico. Los Poderes Notariados de Salte no pueden ser creados después del 30 de septiembre de 2011.
¿Debe el director entregar el Poder Notariado al agente después de la firma, o el principal puede esperar hasta el momento en que se necesiten los servicios del agente?
El principal puede mantener el documento del Poder Notariado hasta el momento en que necesite ayuda y luego darle el documento al agente. A menudo, el abogado puede cumplir con esta importante función. Por ejemplo, el principal puede dejar el Poder Notariado con el abogado que lo preparó, pidiendo al abogado que se lo entregue al agente bajo determinadas condiciones específicas.
Debido a que el abogado no puede saber si el principal estará incapacitado ni cuándo, el principal debe hacer saber al agente que el abogado conserva un documento firmado y se le entregará como se le ha indicado. Si el principal no quiere que el agente sea capaz de utilizar el Poder Notariado hasta que se le entregue, el Poder Notariado debe claramente exigirle al agente que posea el original porque las copias de Poderes Notariados firmados del Fiscal son suficientes para la aceptación por parte de terceros.
¿Cómo funciona el agente a la hora de iniciar una autoridad en la toma de decisiones en el Poder Notariado?
El agente debe revisar cuidadosamente el documento del Poder Notariado para determinar qué autoridad concedió el principal. Después de estar seguro de que el Poder Notariado da al agente la autoridad para actuar, el Poder Notariado (o una copia) se deben entregar a la tercera parte (el banco u otra institución o persona con la que necesitarás lidiar).
Algunos terceros pueden solicitar al agente que firme un documento como una declaración jurada, indicando que el agente está actuando correctamente. (El agente puede desear consultar con un abogado antes de firmar este documento). La tercera parte debe aceptar el Poder Notariado y permitir que el agente actúe por el principal. Un agente siempre debe dejar en claro que él o ella está firmando documentos en nombre del principal.
¿Cómo debe firmar el agente cuando actúa como un agente?
El agente siempre podrá agregar, después de su firma, que el documento se firmó “como agente por” el principal. Si el agente firma solamente con su nombre propio, él o ella puede ser considerado responsable de lo que firmó.
Mientras la firma indique claramente que el documento se firmó en calidad de representante y no personal, el agente estará protegido. Aunque es largo, es mejor firmar como sigue a continuación: Howard Rourk, como agente para Ellsworth Toohey. En este ejemplo, Howard Rourk es el agente y Ellsworth Toohey es el principal.
¿Y si el tercero no acepta el Poder Notariado?
Si el Poder Notariado fue ejecutado legalmente y no ha sido revocado, suspendido o terminado, los terceros pueden verse obligados a honrar el documento.
Se requiere que el tercero dé al agente una explicación escrita de por qué se niegan a aceptar el Poder Notariado dentro de un tiempo razonable después de que haya sido presentado a la tercera parte. Bajo algunas circunstancias, si la negativa del tercero para honrar el Poder Notariado causa daño, el tercero puede ser responsable por los daños y honorarios, incluso las tasas de abogados y costos judiciales.
Incluso el mero retraso puede causar daño y esto, también, se puede procesar. Es razonable, sin embargo, que el tercero tenga tiempo para consultar con un abogado o un departamento jurídico interno sobre el Poder Notariado. El retraso por más de un corto período de tiempo puede ser irrazonable. Ante la negativa o demora injustificada, consulta a un abogado.
¿Por qué a veces los terceros se niegan a aceptar un Poder Notariado?
Los terceros a menudo se preocupan por la validez del documento. No saben si fue ejecutado correctamente o falsificado. Ellos no saben si ha sido revocado. No saben si el principal estaba competente en el momento de la firma del Poder Notariado.
No saben si el principal ha muerto. Los terceros no quieren responsabilidad derivada del uso inadecuado del documento. Algunos terceros se niegan a honrar Poderes Notariados porque creen que están protegiendo al principal de una posible conducta inescrupulosa. Si tu Poder Notariado es rechazado, habla con tu abogado.
¿Qué pasa si un tercero le pide al agente firmar una declaración jurada antes de honrar el Poder Notariado?
La ley de Florida autoriza a los terceros a requerir la firma de una declaración jurada por parte del agente (una declaración jurada o una declaración de afirmación escrita), indicando que él o ella válidamente están ejerciendo la autoridad bajo el Poder Notariado.
Si el agente quiere usar el Poder Notariado, el agente puede tener que firmar la declaración jurada si así lo solicita el tercero. El propósito de la declaración jurada es aliviar a la tercera parte de la responsabilidad por aceptar un Poder Notariado inválido. Mientras que las declaraciones en la declaración jurada sean verdaderas en ese momento, el agente puede firmarlo. El agente puede consultar con un abogado antes de firmarlo. (Puedes encontrar una Declaración Jurada de Agente de muestra al final de esta página).
¿Qué más puede requerir el tercero?
Un tercero también puede hacer una solicitud razonable de una opinión legal respecto a cualquier cuestión jurídica relativa al Poder Notariado, incluyendo su correcta ejecución bajo las leyes de otro estado. Un tercero puede solicitar una traducción certificada al inglés si alguna parte del Poder Notariado está en un idioma distinto del inglés.
¿El agente puede emplear a otros para que lo asistan a él o ella?
Sí. El agente puede contratar a contadores, abogados, corredores y otros profesionales para ayudar con los deberes de agente, pero en general no puede delegar su responsabilidad como agente. El Poder Notariado fue dado por el principal para el agente y el agente no tiene el derecho de transferir el poder a nadie más. Es importante que el agente tenga en cuenta sus obligaciones fiduciarias al contratar a profesionales para ayudarle.
Se permite que el agente delegue la responsabilidad de inversión si los requisitos de la sección 518.11 de los Estatutos de la Florida son seguidos por el agente, a menos que el Poder Notariado prohíba dicha delegación.
RELACIÓN DEL PODER NOTARIADO PARA OTROS INSTRUMENTOS LEGALES
¿Cuál es la diferencia entre un agente y un ejecutor o representante personal?
Un ejecutor, denominado un “representante personal” en Florida, es la persona que cuida de la sucesión testamentaria de otra persona después de que esta muere. Un agente solo podrá hacerse cargo de los asuntos del principal, mientras que el principal director esté vivo. Un representante personal puede ser nombrado en el testamento de la persona y es nombrado por la corte para administrar el patrimonio.
¿Cuál es la diferencia entre un “fiduciario” y un “agente”?
Como un Poder Notariado, un fideicomiso puede autorizar a una persona (el “fiduciario”) para actuar por quien hace el fideicomiso durante su vida. Al igual que un agente, el fiduciario puede gestionar los asuntos financieros de quien hace el fideicomiso.
Un fiduciario solo tiene poder sobre un activo que es propiedad del fideicomiso. Por el contrario, un agente puede tener autoridad sobre todos los activos no-fideicomiso del principal. Otra distinción importante es que un fiduciario puede seguir actuando por quien hizo el fideicomiso después de que éste muere. Por el contrario, el Poder Notariado vence a la muerte del principal. Sobre si es más conveniente un fideicomiso o un agente ante una situación específica, lo mejor es consultar con un abogado.
¿Y si el principal tiene un “tutor” designado por un Tribunal?
Si no hay disponible una alternativa apropiada menos restrictiva, entonces un tutor puede ser designado por el tribunal para una persona que ya no pueda cuidar de su persona o de su propiedad.
Una persona que tiene un tutor designado por el tribunal puede que no sea capaz de ejecutar legalmente un Poder Notariado. Si un agente descubre que se ha nombrado a un tutor antes de la fecha en que el principal firmó el Poder Notariado, el agente debe avisar a su abogado. Si se ha iniciado un procedimiento judicial de tutela después de que el Poder Notariado fuese firmado por el principal, la autoridad del agente se suspende automáticamente hasta que se desestime, se retire o se actúe conforme a la petición.
La ley requiere que un agente reciba notificaciones del procedimiento de tutela. Si se nombra un tutor, el Poder Notariado ya no es efectivo a menos que sea un Poder Notariado Duradero y la corte le permita al agente que continúe ejerciendo ciertos poderes. Sin embargo, el poder de tomar decisiones sobre el cuidado de la salud no se suspende a menos que el tribunal suspenda específicamente este poder.
Si el agente se entera de que se han iniciado los procedimientos de tutela o de incapacidad, él o ella debe consultar inmediatamente con un abogado.
¿Puede el Poder Notariado evitar la necesidad de un tutor?
Sí. Si la supuesta persona incapacitada ejecutó un Poder Notariado Duradero válido antes de su incapacidad, puede no ser necesario que el tribunal designe un tutor debido a que el agente ya tiene la autoridad para actuar en nombre del principal. Siempre y cuando el agente tenga todos los poderes necesarios, puede que no sea necesario presentar los procedimientos de tutela e incluso presentada, la tutela puede ser evitada al mostrarle a la corte que existe un Poder Notariado Duradero y que es conveniente permitir que el agente actúe en nombre del principal.
CUIDADO DE LA SALUD Y EL PODER NOTARIADO
¿Cuál es la relación entre una Declaración de Testamento en Vida y un Poder Notariado?
Una declaración de testamento en vida especifica los deseos de una persona en cuanto al suministro o terminación de procedimientos médicos cuando la persona es diagnosticada con una enfermedad terminal, tiene una condición en fase terminal o está en un estado vegetativo persistente.
A un testamento en vida y una designación sustituta del cuidado de la salud se les llama “instrucciones anticipadas de atención médica” porque se hacen antes de la necesidad o incapacidad. Si una persona es incapaz de comprender o incapaz de comunicarse con un doctor, un testamento en vida es un método legalmente exigible de asegurarse de que los deseos de la persona sean honrados.
Si una persona tiene un testamento en vida, el agente de una persona puede tomar decisiones de atención médica si el Poder Notariado Duradero específicamente concede este derecho.
¿Qué es una Designación Sustituta del Cuidado de la Salud y en qué se diferencia de un Poder Notariado?
Una Designación Sustituta del Cuidado de la Salud es un documento en el cual el principal designa a alguien más para tomar decisiones médicas si el principal es incapaz de tomar dichas decisiones.
A diferencia de un Poder Notariado, un sustituto designado para la toma de decisiones del cuidado de la salud no tiene autoridad para actuar hasta que el médico tratante haya determinado el principal no tiene la capacidad para tomar decisiones médicas informadas.
(En los casos en que el médico tratante tenga una pregunta acerca de la capacidad del principal, un segundo médico debe estar de acuerdo con la conclusión del médico tratante en cuanto a la incapacidad del principal de tomar sus propias decisiones médicas antes de que comience la autoridad del del sustituto de toma de decisiones).
Muchos proveedores de servicios médicos prefieren una designación de sustituto para el cuidado de la salud para las decisiones de atención médica debido a que el documento se limita a la asistencia sanitaria. Sin embargo, un Poder Notariado Duradero específicamente para el cuidado de la salud puede permitir que el agente ayude al principal en las decisiones de atención médica incluso si el principal no carece completamente de capacidad.
TERMINACIÓN DEL PODER NOTARIADO
¿Cuándo termina un Poder Notariado?
La autoridad de cualquier agente bajo un Poder Notariado finaliza automáticamente cuando sucede uno de los siguientes casos: (1) el principal muere, (2) el principal revoca el Poder Notariado, (3) un tribunal determina que el principal está total o parcialmente incapacitado y no prevé específicamente que el Poder Notariado permanezca en vigor, (4) el propósito del Poder Notariado se ha completado, o (5) la duración del Poder Notariado ha expirado.
En cualquiera de estos casos, el Poder Notariado se termina. Si, después de tener conocimiento de cualquiera de estos eventos, una persona sigue actuando como agente, él o ella estará actuando sin autoridad.
¿Cuándo termina la autoridad de un agente en particular?
La autoridad de un agente bajo un Poder Notariado termina automáticamente cuando sucede uno de los siguientes casos: (1) el agente muere, (2) el agente renuncia o es removido por un tribunal, (3) el agente queda incapacitado, o (4) la presentación de una petición de disolución del matrimonio si el agente es cónyuge del principal a menos que el Poder Notariado disponga otra cosa.
¿Cuál es el procedimiento para que un principal revoque un Poder Notariado?
La revocación debe ser por escrito y puede ser realizado por un Poder Notariado posterior. Se debe avisar al agente y a cualquier otra parte que esté involucrada en el poder. El aviso debe ser hecho, ya sea por cualquier forma de correo que requiera un recibo firmado o por ciertos métodos de entrega personal aprobados.
Existen reglas especiales para realizar la notificación de la revocación de bancos y otras instituciones financieras. Consulta con tu abogado para asegurar que se siguen los procedimientos adecuados.
Los procedimientos judiciales se presentaron para nombrar un tutor para el principal o para determinar si el principal está incapacitado. ¿Cómo afecta esto al Poder Notariado? Si el proceso judicial determina que la incapacidad del principal se ha presentado o si alguien está tratando de nombrar un tutor para el principal, el Poder Notariado se suspende de forma automática y un agente no debe seguir actuando.
Sin embargo, el poder de tomar decisiones sobre el cuidado de la salud no se suspende a menos que el tribunal específicamente suspenda dicho poder.
La autoridad como agente ha sido suspendida debido a que los procedimientos de tutela están pendientes por el principal. Ahora hay una emergencia pero ningún tutor ha sido nombrado todavía. ¿Ahora qué? El agente podrá solicitar al tribunal un permiso especial para manejar la situación de emergencia a pesar de que el Poder Notariado permanece suspendido para otros procedimientos. Contacta con tu abogado.
LA GESTIÓN FINANCIERA Y LA RESPONSABILIDAD DE UN AGENTE
¿Qué es la “responsabilidad fiduciaria”?
Un agente es un fiduciario y como tal tiene múltiples funciones al actuar para el principal. Estos incluyen la obligación fundamental de hacer solo aquellos actos autorizados por el Poder Notariado y asegurar que aquellos actos se efectúen de conformidad con las expectativas razonables del principal, actuar por el mejor interés del principal, y tratar de preservar el plan de sucesión del principal.
La preservación del plan de sucesión depende de una serie de factores, incluido el conocimiento del agente del plan y las necesidades y deseos del principal. Si el agente asume la responsabilidad de las inversiones del principal, el agente tiene la obligación de invertir y gestionar los activos del capital como un inversor prudente.
Esta norma exige que el agente ejerza un cuidado razonable y que tenga precaución en la gestión de los activos del principal. El agente debe aplicar esta norma a las inversiones en general y no a un activo específico. Si un agente posee habilidades financieras especiales o experiencia, él o ella tiene la obligación de utilizar esas habilidades. Se requiere que el agente mantenga un registro cuidadoso y puede ser obligado a rendir cuentas.
Todo lo que el agente haga por el principal debe ser por escrito y el agente debe guardar todos los recibos y copias de toda la correspondencia, también considerar el registro de las llamadas telefónicas por lo que si el agente es puesto a rendir cuentas, los registros estén disponibles.
Los agentes deben consultar con los abogados para asegurarse de que entienden todos los deberes que les son aplicables.
